盘点6个商务邮件书写易错点,你中枪没有?


盘点6个商务邮件书写易错点,你中枪没有?


无论你是学生还是在职人士,查看邮箱都是每天的必修事项(好吧,星期天除外)。可是,你真的会写邮件吗?尤其是商务邮件(求职找工,职场沟通等)。今天我们就一起来盘点一下写商务邮件时,最容易出错的6个细节











1. 忘记加附件


多少次写完“My resume is attached for your consideration”,然后就激动地点了”Send”?

回过神来才发觉,诶,好像哪里怪怪的?或者等到对方回复你,才意识到。


解决办法:

a) 有些邮箱会自带识别功能,如果你的邮件中提到附件却没有附件,它会在你发送前问:你的附件呢?对于没有识别功能的邮箱,最保险的办法是养成“先贴附件,再写正文”的习惯。


b) 如果手一抖发出去了该如何补救?不要慌,你不是一个人。立刻在刚刚发出的邮件里补上附件,在主题的最前方加上“Updated”:例如”Updated | Job application for Assistant Accountant”.


2. 没有主题 or 没有内容


说到主题,你知道Ecare HR 团队每天收到多少没有主题的邮件吗?


大概1/7。而且有些邮件不仅没有主题,点开之后连正文都没有!只有一个文件孤零零等在附件栏。也许你刚刚和Ecare团队通过电话,或者在office会面过,提到你会马上发送某个文件给我们。但是你要知道的是,在专业工作环境中,出于礼貌和效率,一定要保证邮件的完整性。一封没有主题或没有内容的邮件,不仅可能降低沟通效率,更甚会被系统默认为垃圾邮件打进谷底。










3. 关键信息写错


这点主要针对在职的小伙伴。人在澳洲,身边的同事来自世界各地,能把新同事的名字念出来就很不错了,更别说拼写。可是在写邮件时,名字的重要性决不可忽视。收件人信息有误会导致邮件发送失败或错误,正文中拼错则可能导致印象分大打折扣,甚至影响同事关系。


Anthony or Antony? Georgia or Georgina? 不要傻傻分不清楚。用他们的名片,LinkedIn profile,或在公司人事系统里确认无误再发出。


4. 邮箱地址不正式


用企鹅邮箱的宝宝们注意了。Believe it or not,用1234×56789@qq.com投简历真的不是一个好主意。小编懂你,自己的抠抠号跟着自己这么多年,从小时候外挂升级,买红钻黄钻蓝钻到现在漂洋过海,感情深似海。


用小企鹅联络朋友家人?没问题!

用小企鹅和澳洲HR沟通?Probably not.


因为邮箱地址也代表着你的个人形象,ilovedonut@jahoo.net, 或 kingoftheworld@success.com 还是留着自己用就好。商务沟通中最好用你自己的名字注册一个简单中性的邮箱地址:jiaming_liu@xmail.com. 不仅能加深收件人对你的印象,也能减少邮箱拼写容易导致的失误。


5. 格式问题


标点符号不要中英混用。首字母大写,但尽量避免全文大写/小写。见字如面,一封格式错误百出的邮件往往无法为你赢得初次信赖。



6. 发送人姓名是中文


这一点有点尴尬。有的小伙伴说了,我是中国人,发件人姓名用中文怎么了?在澳洲职场,中文名作为发件人,且不说有可能在部分不支持外语(英文以外的语言)的公司系统邮箱中无法显示,更实际的问题是,收件人将对你毫无头绪。试想,如果你的inbox里有来自אהרון*的邮件,你会是什么反应?

(*Aaron,男名,希伯来文)

很多小伙伴可能从来没注意过这个细节:“诶,我从来没看过自己的发件人名字诶?”不如试试看,发一封邮件给你自己,看看你的名字是什么。

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